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采購(gòu)員應(yīng)具備的三大基本素質(zhì):隨著采購(gòu)的重要性逐漸提高,采購(gòu)的復(fù)雜性也日益上升。采購(gòu)員必須具備與工作復(fù)雜性相適應(yīng)的素質(zhì)和能力,并通過專業(yè)化的工作和能力培訓(xùn)達(dá)到甚至超過與企業(yè)和市場(chǎng)要求相適應(yīng)的水平。因此,采購(gòu)人員培訓(xùn)內(nèi)容包括個(gè)人素質(zhì)與技巧、相關(guān)專業(yè)知識(shí)及采購(gòu)專業(yè)知識(shí)等方面,其中談判技巧是采購(gòu)人員需要通過培訓(xùn)和實(shí)踐而掌握的一項(xiàng)基本技能?! ∫弧⑵返路矫妫翰少?gòu)工作沒有固定規(guī)則可循,加上采購(gòu)行為稽查困難,使得采購(gòu)工作是“良心工作”。因此,覺悟高、品行端正是一個(gè)采購(gòu)員應(yīng)有的基本素質(zhì),只有思想品德高尚,才能大公無私、克己奉公,處處為企業(yè)大局著想,不貪圖個(gè)人小利。在實(shí)際工作中,有許多采購(gòu)員拿回扣,要好處費(fèi),或借采購(gòu)之機(jī)游山玩水,造成企業(yè)采購(gòu)費(fèi)用開支過大,或采購(gòu)商品質(zhì)量低劣,給企業(yè)造成巨大損失。結(jié)合我國(guó)企業(yè)的實(shí)際,我們要求采購(gòu)人員做到以下幾點(diǎn): (1)志士不飲貪泉之水:采購(gòu)人員所處理的“訂購(gòu)單”就是金錢,而采購(gòu)人員本身就是財(cái)富的代表。擁有采購(gòu)權(quán)的業(yè)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)被各種各樣的供應(yīng)商所包圍。無論是通過人際關(guān)系向采購(gòu)人員打起感情戰(zhàn),還是利用紅包、回扣等種種物質(zhì)條件進(jìn)行利誘,采購(gòu)人員都必須保持廉潔,不能以犧牲企業(yè)的利益來?yè)Q取個(gè)人財(cái)富的增加,君子愛財(cái),取之有道,違背法律道德的做法終將害人害己。企業(yè)在選擇采購(gòu)人員時(shí)一定要對(duì)候選人員進(jìn)行這一方面的考察。只有擁有正直人格的人才能給企業(yè)帶來財(cái)富,才是企業(yè)寶貴的人力資源?! ?2)敬業(yè)精神:敬業(yè)精神同前一種要求一樣,也是從事任何工作的人員都必備的優(yōu)秀品質(zhì),采購(gòu)人員也不例外。大家都知道擁有敬業(yè)精神是做好本職工作的基本要求,再有才華的人也只有在這一精神的下才能做出成績(jī)。采購(gòu)人員敬業(yè)精神的好壞會(huì)直接影響企業(yè)供應(yīng)情況。良好的敬業(yè)精神可以保證企業(yè)供應(yīng)的穩(wěn)定,從而保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。 (3)承受困難的毅力:采購(gòu)工作是一項(xiàng)重要、艱巨的工作,要與企業(yè)內(nèi)、外方方面面的人打交道,經(jīng)常會(huì)受到來自企業(yè)內(nèi)外的“責(zé)難”,采購(gòu)人員具有應(yīng)付復(fù)雜情況和處理各種糾紛的能力,在工作中被誤解時(shí),能在心理上承受得住各種各樣的“壓力”?! ?4)虛心、誠(chéng)心、耐心:采購(gòu)人員和供應(yīng)商打交道的過程中,采購(gòu)人員往往占據(jù)主動(dòng)地位,擁有局面的控制權(quán)。但是采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的態(tài)度一定要保持公平互惠,甚至要做到不恥下問,虛心求教,不可趾高氣揚(yáng),傲慢無理。與供應(yīng)商建立良好的合作伙伴關(guān)系過程充滿了艱辛,這要求采購(gòu)人員要有足夠的耐心,有良好的涵養(yǎng)。只有虛心和耐心地同供應(yīng)商談判,誠(chéng)心誠(chéng)意地與供應(yīng)商交往,才會(huì)換來對(duì)方的合作,達(dá)到我們的目的?! 《⒅R(shí)與能力:知識(shí)和能力既是相輔相成又是相互獨(dú)立的。知識(shí)是能力的強(qiáng)大后盾,能力是知識(shí)的反映。但是作為采購(gòu)人員,只有專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,參加實(shí)踐的能力才是為企業(yè)帶來財(cái)富的根源?! ?1)采購(gòu)人員應(yīng)具備的知識(shí): ?、僬摺⒎芍R(shí)。政策、法律知識(shí)包括國(guó)家出臺(tái)的各種相關(guān)法律、價(jià)格政策、專營(yíng)方向,維護(hù)國(guó)家與企業(yè)利益?! 、谑袌?chǎng)知識(shí)。了解消費(fèi)者需要,掌握市場(chǎng)細(xì)分策略以及產(chǎn)品、價(jià)格、渠道、促銷方面知識(shí),才能合理地選擇采購(gòu)商品的品種,從而保證采購(gòu)的商品適銷對(duì)路?! 、蹣I(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)。業(yè)務(wù)知識(shí)包括談判技巧、商品知識(shí)(商品功能、用途、成本、品質(zhì))、簽約的基本知識(shí)等,這是做好本職工作的關(guān)鍵,將有助于與供應(yīng)商的溝通,能主動(dòng)進(jìn)行價(jià)值分析,開發(fā)新來源或替代品,有助于降低采購(gòu)成本?! 、苌鐣?huì)心理知識(shí)。了解客戶的心理活動(dòng),把握市場(chǎng)消費(fèi)者的心理需求,從而提高采購(gòu)工作的針對(duì)性?! 、葑匀豢茖W(xué)知識(shí)。自然科學(xué)知識(shí)包括自然條件、地理、氣候、環(huán)境變化以及數(shù)理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。將現(xiàn)代科技知識(shí)用于采購(gòu)過程,把握市場(chǎng)變化規(guī)律,從而提高采購(gòu)工作的效率與準(zhǔn)確性?! 、尬幕A(chǔ)知識(shí)。這是其它知識(shí)的基礎(chǔ),一個(gè)文盲是干不好采購(gòu)工作的?! 、颇芰λ刭|(zhì):知識(shí)不等于能力,國(guó)外心理學(xué)家研究表明,要辦好一件事,知識(shí)起的作用只有三月,而能力起的作用占3/4,可見能力更為重要。要干好采購(gòu)工作,采購(gòu)人員同樣應(yīng)具有相應(yīng)的能力,我們把采購(gòu)人員具備的能力歸納為: ?、偈袌?chǎng)分析能力。分析市場(chǎng)狀況及發(fā)展趨勢(shì),分析消費(fèi)者購(gòu)買心理,分析供貨商的銷售心理,從而在采購(gòu)工作中做到心中有數(shù),知己知彼、百戰(zhàn)百勝。 ?、趫F(tuán)結(jié)協(xié)作能力。采購(gòu)過程是一個(gè)與人協(xié)作的過程,一方面采購(gòu)人員要與企業(yè)內(nèi)部各部門打交道,如與財(cái)務(wù)部門打交道解決采購(gòu)資金、報(bào)銷等問題;與倉(cāng)儲(chǔ)部門打交道,了解庫(kù)存現(xiàn)狀及變化等。另一方面采購(gòu)人員要與供應(yīng)商打交道,如詢價(jià)、談判等,采購(gòu)人員應(yīng)處理好與供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部各方面的關(guān)系,為以后工作的開展打下基礎(chǔ)?! 、壅Z言表達(dá)能力。采購(gòu)人員是用語言文字與供應(yīng)商溝通的,因此,必須做到正確、清晰地表達(dá)所欲采購(gòu)的各種條件,如規(guī)格。數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等。如果口齒不清,只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間,導(dǎo)致交易失敗。因此采購(gòu)人員的表達(dá)能力尤為重要,是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧?! 、艹杀痉治龊蛢r(jià)值分析能力。采購(gòu)人員必須具有成本分析能力,會(huì)精打細(xì)算。買品質(zhì)太好的商品,物雖美,但價(jià)更高,加大成本,若盲目追求“價(jià)廉”,則必須支付品質(zhì)低劣的代價(jià)或傷害其與供應(yīng)商的關(guān)系。因此,對(duì)于供應(yīng)商的報(bào)價(jià),要結(jié)合其提供回的商品的品質(zhì)、功能、服務(wù)等因素綜合分析,以便買到適宜的商品。 ?、萸熬邦A(yù)測(cè)能力。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,商品的價(jià)格和供求在不斷變化,采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)各種產(chǎn)銷資料及與供應(yīng)商打交道中供應(yīng)商的態(tài)度等方面來預(yù)測(cè)將來市場(chǎng)上該種商品供給情況,如商品的價(jià)格、數(shù)量等?! ∪?、采購(gòu)人員應(yīng)具備的觀念:正確的采購(gòu)觀念是必須引導(dǎo)采購(gòu)人員按客觀規(guī)律辦事,提高采購(gòu)工作的質(zhì)量。我們認(rèn)為現(xiàn)代采購(gòu)人員應(yīng)具備的觀念有以下幾個(gè)方面。 (1)戰(zhàn)略觀念:即從企業(yè)大局出發(fā),把握企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),使采購(gòu)工作符合企業(yè)整體發(fā)展要求?! ?2)經(jīng)濟(jì)觀念:即在采購(gòu)過程中講究經(jīng)濟(jì)核算,提高購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)效益。盡量組織本地產(chǎn)品購(gòu)進(jìn),貨比三家,擇優(yōu)而購(gòu),精打細(xì)算,節(jié)省開支?! ?3)市場(chǎng)觀念:把握市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律,調(diào)整市場(chǎng)變化趨勢(shì),善于抓住每一個(gè)市場(chǎng)機(jī)會(huì)?! ?4)競(jìng)爭(zhēng)觀念:競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的必然現(xiàn)象,在采購(gòu)過程中同樣充滿了競(jìng)爭(zhēng),既有采購(gòu)人員與供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng),又有與同行之間的競(jìng)爭(zhēng)。很顯然,競(jìng)爭(zhēng)會(huì)給采購(gòu)員的工作帶來壓力,因此,采購(gòu)人員要善于競(jìng)爭(zhēng),把競(jìng)爭(zhēng)的壓力轉(zhuǎn)化為搞好采購(gòu)工作的動(dòng)力?! ?5)服務(wù)觀念:采購(gòu)過程實(shí)際上是一個(gè)服務(wù)過程。一方面為供應(yīng)商服務(wù),在采購(gòu)過程中著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)利益,為供應(yīng)商提供力所能及的服務(wù),如提供信息、協(xié)助推銷、介紹新客戶等;另一方面,對(duì)企業(yè)內(nèi)部來說,采購(gòu)要為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。 (6)創(chuàng)新觀念:創(chuàng)新觀念即出奇制勝,一方面在采購(gòu)過程中要有新招數(shù),如開發(fā)新貨源或選擇更好的供應(yīng)商,以提高采購(gòu)工作的效率;另一方面也要在企業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目上獨(dú)辟溪徑,做到“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我廉、人廉我轉(zhuǎn)”,從而使企業(yè)立于不敗之地。
詢價(jià)準(zhǔn)備階段詢價(jià)及評(píng)價(jià)階段項(xiàng)目實(shí)施階段項(xiàng)目驗(yàn)收階段采購(gòu)結(jié)算和采購(gòu)文件整理階段。售后服務(wù)階段:本階段是詢價(jià)采購(gòu)活動(dòng)的最后一個(gè)階段。
采購(gòu)員的工作職責(zé)主要有: 1.訂購(gòu)單的下達(dá)?! ?.物料交期的控制?! ?.材料市場(chǎng)行情的調(diào)查?! ?.查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量?! ?.進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理?! ?.與供應(yīng)商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)?! 〔少?gòu)員的基本素質(zhì)要求: a. 較強(qiáng)的工作能力 采購(gòu)是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜,而且要求很高的工作,采購(gòu)員應(yīng)具備的基本工作能力也相當(dāng)?shù)亩鄻踊?。采?gòu)人員必須具備較高的分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力和專業(yè)知識(shí)水平?! -1分析能力 由于采購(gòu)員常常面臨許多不同策略的選擇與制定,例如物料規(guī)格、品種的購(gòu)買決策、何者為企業(yè)所能接受的價(jià)格、物料如何運(yùn)輸與儲(chǔ)存、如何管理才能得到消費(fèi)者的回應(yīng)。因此,采購(gòu)員應(yīng)具備使用分析工具的技巧,并能針對(duì)分析結(jié)果制定有效的決策?! ∈紫?,采購(gòu)支出是構(gòu)成企業(yè)制造成本的主要部分,因此采購(gòu)員必須具有成本意識(shí),精打細(xì)算,錙銖必爭(zhēng),不可“大而化之”。其次,必須具有“成本效益”觀念,所謂:“一分錢一分貨”,不可花一分冤枉錢,買品質(zhì)不好或不具有使用價(jià)值的物品。隨時(shí)將投入(成本)與回報(bào)告(使用狀況、時(shí)效、損耗、維修次數(shù)等)加以比較?! 〈送?,對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容,應(yīng)有分析的技巧,不可以“總價(jià)”比較,必須在相同的基礎(chǔ)上,逐項(xiàng)(包括原料、人工、工具、稅費(fèi)、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等)加以剖析判斷?! -2預(yù)測(cè)能力 在現(xiàn)代動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,物料的采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量是經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)的。采購(gòu)員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料,判斷貨源是否充裕;通過與供應(yīng)商的接觸,從其“銷售”的態(tài)度,揣摩物料可能供應(yīng)的情況;從物料價(jià)格的漲跌,推斷采購(gòu)成本受影響的幅度有多大??傊?,采購(gòu)員必須開闊視野,具備“察言觀色”的能力,對(duì)物料將來供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策?! -3表達(dá)能力 采購(gòu)員無論是用語言還是用文字與供應(yīng)商溝通,都必須能正確、清晰表達(dá)采購(gòu)的各種條件,例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等,避免語意含混,滋生誤解。面對(duì)忙碌的采購(gòu)工作,必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說,言簡(jiǎn)意賅”的表達(dá)能力,以免浪費(fèi)時(shí)間?!皶灾岳恚瑒?dòng)之以情”來爭(zhēng)取采購(gòu)條件,更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧?! . 一定的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn) 采購(gòu)員特別是管理人員至少應(yīng)具備??埔陨系膶W(xué)歷,因?yàn)榻邮苓^正式??埔韵陆逃?xùn)練的學(xué)生,其所具備的專業(yè)知識(shí)與技巧較能符合采購(gòu)工作的需求。除此之外,采購(gòu)員最好具有商學(xué)知識(shí),如企業(yè)管理、流通業(yè)管理、流行商品或行銷等科系,并以曾修過商品資訊、統(tǒng)計(jì)、行銷、業(yè)務(wù)人員管理的人員尢佳?! -1. 產(chǎn)品知識(shí) 無論是采購(gòu)哪一種物料,都必須要對(duì)其所欲采購(gòu)的標(biāo)的物有基本的認(rèn)識(shí)。我們很清楚,一個(gè)學(xué)化工機(jī)械并從事多年化工機(jī)械采購(gòu)的人員因工作需而轉(zhuǎn)向電子元器件采購(gòu),盡管他從事采購(gòu)已多年,但他仍會(huì)感到有些力不從心,如果他想盡快適應(yīng)新角色就必須及時(shí)補(bǔ)充有關(guān)電子元器件方面的知識(shí),補(bǔ)充的途徑很多,如自學(xué)、參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)班等。一些采購(gòu)員認(rèn)為,采購(gòu)員不是搞研究開發(fā)的,而且往往有本企業(yè)工程技術(shù)人員及品管人員的協(xié)助,故不需掌握太多的專業(yè)知識(shí),持有這種觀點(diǎn)的采購(gòu)員必須認(rèn)識(shí)到那些可以支持你的工程及品管人員并不是時(shí)時(shí)刻刻在你的左右,況且有時(shí)他們因各種原因未必能幫你。對(duì)于零售企業(yè)采購(gòu)員來說,對(duì)商品的了解要比其他行業(yè)的采購(gòu)員還要深入,因?yàn)槠浔仨殦?dān)負(fù)起銷售業(yè)績(jī)的相關(guān)責(zé)任。以流行服飾的采購(gòu)員來說;以家電用品的采購(gòu)員而言,必須了解產(chǎn)品的功能、技術(shù)層次、原料、制程、保修期限等?! 〔贿^,由于采購(gòu)員采購(gòu)的范圍大小不一,物料種類為數(shù)甚多,更何況流行科學(xué)技術(shù)發(fā)展極為迅速,采購(gòu)員要如何持續(xù)性的擁有產(chǎn)品知識(shí)呢?基本上,有幾種方式可以供采購(gòu)人員參考:大學(xué)的課程、貿(mào)易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)等?! -2客觀理智 采購(gòu)員在選擇商品或商品組合時(shí)絕對(duì)不能憑自我的感覺,必須要利用科學(xué)的方法針對(duì)消費(fèi)者需求與市場(chǎng)流行趨勢(shì)進(jìn)行合理的分析,并將分析結(jié)果客觀地呈現(xiàn)出來,選擇最有利益的商品,不因主觀的偏見而左右了采購(gòu)策略的擬定?! -3專注投入 對(duì)于采購(gòu)員來說,專注投入相當(dāng)重要,因?yàn)椋少?gòu)員必須要利用更多的時(shí)間去了解市場(chǎng)趨勢(shì)與發(fā)掘更多的供應(yīng)商,必須常常加班,尢其是生產(chǎn)的旺季,加班到深夜時(shí)有所見。除此之外,采購(gòu)員還必須協(xié)助高層主管規(guī)劃采購(gòu)策略,因此在年度或每年開始時(shí)都會(huì)特別的忙碌,采購(gòu)員必須毫無怨言地投入其中。 c. 良好的品德 采購(gòu)員必須具備如下良好的品德: c-1廉潔 采購(gòu)員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差異,因此難免被“唯利是圖”的供應(yīng)商所包圍。無論是威迫(透過人際關(guān)系)還是利誘(回扣或紅包),采購(gòu)員都必須廉潔,維持“平常心”、“不動(dòng)心”,否則以犧牲公司權(quán)益,圖利他人或自己,終將誤人誤已。“重利忘義”的人,是難以勝任采購(gòu)工作的?! -2敬業(yè)精神 “缺貨或斷貨”實(shí)為采購(gòu)人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多,若采購(gòu)人員能有“舍我其誰”的態(tài)度,高度負(fù)責(zé)采購(gòu)所需的物料,則企業(yè)的損失將會(huì)大大減少?! -3虛心與耐心 采購(gòu)員雖然在買賣方面較占有上風(fēng),但對(duì)供應(yīng)商的態(tài)度,必須公平互惠,甚至不恥下問、虛心求教,不可趾高氣揚(yáng)、傲慢無禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過程,可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜,采購(gòu)員更需有忍耐、等待的修養(yǎng),才能“欲擒故縱”,氣定神閑地進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí),亦能忍讓求全,不慍不火,克已奉公?! -4遵守紀(jì)律 采購(gòu)員是外出執(zhí)行采購(gòu)的人員,他們的一言一行都代表著企業(yè)與外界打交道,他們的工作好壞不僅影響企業(yè)的效益,而且影響企業(yè)的聲譽(yù),因此,企業(yè)對(duì)采購(gòu)員規(guī)定了若干紀(jì)律,采購(gòu)員必須自覺遵守,嚴(yán)格執(zhí)行。
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