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企業(yè)物資采購成本探析 　　摘要:社會主義市場經(jīng)濟的形成,如何加強和規(guī)范企業(yè)物資管理,是每個企業(yè)經(jīng)營管理者共同探討的焦點問題，如何有效地控制采購成本,也是當今企業(yè)比較關心的一個緊迫話題。本文就影響物資采購成本的因素、物資采購流程控制進行了分析和研究，在此基礎上提出了降低物資采購成本的幾點措施。 　　關鍵詞:企業(yè)物資采購；因素；流程控制；措施 　　 　　一、影響物資采購成本的因素 　　 　　企業(yè)以利潤最大化為目的,從企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的整個期間來看,收入減去成本就是利潤,成本是決定企業(yè)利潤的重要因 　　素。采購成本構(gòu)成具有多樣性和動態(tài)性的特征,影響采購成本的主要因素有影響采購成本的主要因素有： 　　1.采購價格因素 　　是企業(yè)成本和費用的主要組成部分，是采購成本高低的決定因素。 　　2.采購數(shù)量因素 　　建立在批量生產(chǎn)和科學合理的物品核算定額和儲備定額基礎之上，經(jīng)濟批量的采購方式和數(shù)量是影響采購成本的重要因素。 　　3.物品市場信息因素 　　在全球經(jīng)濟和網(wǎng)絡經(jīng)濟時代，及時、全面、準確地掌握分析物品市場信息，諸如物品的性能、質(zhì)量、價格是影響采購成本的關鍵因素。 　　4.物品的運送方式因素 　　以最短的里程，最低的費用和最短的時間及時、準確、安全、經(jīng)濟地完成物品在空間的轉(zhuǎn)移是影響采購成本的重要因素。 　　5.物品儲備方式因素 　　先進合同的物品儲備方式對節(jié)約人力和運費以及少占用資金等，都有著十分重要的作用。 　　6.采購策略因素 　　在廣闊的全球經(jīng)濟中，激烈的市場競爭條件下，具有預見性和靈活機動的采購策略是影響采購成本的重要因素。 　　7.員工的素質(zhì)因素 　　良好的采購工作，是決定企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)，產(chǎn)品質(zhì)量，采購成本的關鍵，也是決定流通企業(yè)銷售狀況的關鍵，因為采購策略事先就決定了物品暢銷與否，而所有這一切都需要具備一定科學知識、業(yè)務能力和豐富經(jīng)驗的采購和倉庫管理員工，隨著經(jīng)濟全球化，采購活動遍布全球，則更是如此。 　　 　　二、企業(yè)物資采購流程控制 　　 　　物資采購流程管理的優(yōu)與劣關系到整個企業(yè)成本管理的成敗,對物資采購流程的控制就顯得越來越重要。 　　1.采購計劃的制定 　　采購計劃階段是整個采購運作的第一步,至關重要。采購計劃的制定是一項復雜的工作,需要具有豐富生產(chǎn)經(jīng)驗、計劃經(jīng)驗、采購經(jīng)驗等復合知識人才才能勝任,并且要和確認訂單等部門協(xié)作進行。 　　2.供應商的選擇 　　采購渠道的選擇,直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益,是物資采購控制的重要一環(huán)。對任何一個采購項目來說,供應商的多少,決定著供應商競爭力的激烈程度,參與的供應商越多,不僅采購項目在其性能、規(guī)格等方面有較多的選擇余地,而且在供應價格上也將得到更大的優(yōu)惠,在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。 　　3.采購價格的確定 　　采購價格的確定,直接影響到企業(yè)的成本,是物資采購控制的重中之重，在確定采購價格時,弱化采購人員與領導的個人行為,注重產(chǎn)品市場價格調(diào)查。一方面,在調(diào)查市場價格時充分利用網(wǎng)絡平臺,對采購物資的價格進行市場信息收集,可以通過上互聯(lián)網(wǎng)了解產(chǎn)品的網(wǎng)上報價,發(fā)郵件了解其他地區(qū)報價,還可以查詢部分廠商和專業(yè)人士了解其內(nèi)部報價,著重了解和掌握商品的成本價,摸準不同銷售商的利潤構(gòu)成,以消除腐敗隱患。另一方面,充分認識競爭決定價格這一規(guī)律,在市場調(diào)查的基礎上,積極采取與各投標單位開展競爭性談判方式,利用各投標單位急于中標的心理,在保證他們合理利潤的前提下,促使價格下調(diào)到認可的空間。 　　4.嚴把入庫驗收關 　　物料的接收是會計中確認資產(chǎn)、費用和負債是否存在與發(fā)生的重要依據(jù),是買賣交易中的重要環(huán)節(jié),為達到控制目的,驗收人員必須由獨立于計劃、采購和財務部門的人員來承擔,它應根據(jù)采購單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨立地檢驗收到的貨物。 　　5.建立科學的資金使用程序 　　隨著企業(yè)生產(chǎn)能力的不斷擴大和職工收入不斷增長,企業(yè)的流動資金嚴重不足,企業(yè)往往依靠拖欠供應商的貨款緩解資金壓力。但是,任何單位包括供應商的經(jīng)濟活動都是以利潤為目標的,無限制的將資金壓力轉(zhuǎn)嫁到供應商頭上,一方面會嚴重影響企業(yè)在市場中的誠信地位,減少企業(yè)賒購物資的可能性。另一方面,供應商為減少其負債風險和壓力,會以抬高供貨價格的方式來彌補,造成企業(yè)未來負債越來越大。而且由于企業(yè)流動資金嚴重不足及供應商情況復雜性,財務部門無法保證付款政策的一致性。在此條件下,財務部門付款政策的執(zhí)行就存在較大的隨意性,長期 　　以往,會導致財務部門付款過程中沒有監(jiān)督而產(chǎn)生財務部門有關人員以職謀私情況的產(chǎn)生。因此采購部門和財務部門要制定出一套切實可行的采購欠款付款政策,做好不因領導層的變動而中斷。 　　 　　三、降低物資采購成本的措施 　　 　　1.制定采購預算與采購計劃 　　制定采購預算的行為,就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面,也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。制定采購預算,是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測,是對整個采購資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對物資采購資金進行了合理地配置和分發(fā),還同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時地檢測與控制,確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預算的約束,能提高采購資金的使用效率,優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效控制采購資金的流向和流量,從而達到控制物資采購成本的目的。 　　2.經(jīng)濟合理地選擇供應商 　　供應商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時,應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的物資供應商提供均等的機會,一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高物資采購實施的質(zhì)量。因此,在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。 　　(1)選擇供應商的數(shù)量 　　供應商數(shù)量的選擇問題,實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說,單一渠道增加了采購資源供應的風險,也不利于對供應商進行壓價,缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購成本。因而,在進行供應商數(shù)量的選擇時既要避免單一渠道,尋求多家供應,同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優(yōu)惠政策,降低物資的價格和采購成本。這樣,既能保證采購物資供應的質(zhì)量,又能有力地控制采購支出。一般來說,供應商的數(shù)量以不超過3—4家為

1、采購作業(yè)要非常小心，因工作上的失誤而造成公司重大的經(jīng)濟損失，采購是要負全責的，做任何事都要注意細節(jié)，不能隨便的處理任何事。2、與供應商的任何業(yè)務往來一定要在事先溝通好，并將相關信息及時同業(yè)務溝通，不能單方面操作。3、采購工作有一定的誘惑，一定不要迷失自我，不要收供應商回扣或禮品（如有都交上級處理）這樣對公司對你都不好，到時候會傷害了自己。4、同供應商相處，要平等對待，不要認為自己是顧客了不起，這樣沒有辦法和供應商建立良好關系。5、盯住采購過程，采購作業(yè)遇到困難，要立即告訴上級處理，不要等到?jīng)]有時間匯報上級（解決方案采購員腦子里應該有的），給公司造成損失。6、盯住公司生產(chǎn)計劃，必要時盡早通知供應商采購計劃變更情況，把雙方的經(jīng)濟損失減少到最小。7、內(nèi)部溝通能力是采購員必修的一門課程，可以很大程度上減少你的工作壓力。8、采購員不能以公司名私自開采購單購買自己所需要的材料，或是幫其他人采購材料，這樣是違法的。9、采購沒有權利備原材料或安排庫存，一定要有業(yè)務的備料通知單，也要讓領導知道。10、若因時間緊迫，要求供應商直接寄到顧客時，采購員一定獲得上司批準，且各種票據(jù)要及時辦，采購員應盡量減少此類事情的操作方式11、由供應商直接寄給顧客的貨物一定不能開有任何單據(jù)放于貨物中，并要求供應商寫速遞單時填寫我司的名字和電話12、供應商的報價單，采購要了解市場原料的最低價，才知道怎么降價采購員要多同其他公司采購員交流，掌握材料的價格13、價格談判的時候，清楚價格形式要清楚，是否到廠、是否含稅、多少稅，需要在報價單上寫清楚，以防時候發(fā)生不愉快的爭議14、對于利潤過低的銷售報價，采購員一定要給上司審核方可報給業(yè)務，以保持公司利潤空間15、要建立公司供應商檔案，在需要的時候可以隨時使用，保證供貨安全和選擇的多樣性16、采購的賬目一定要清楚、可追溯，否則可能損害公司的利益采購員應注意的事項很多，但我覺得一下這兩項是很容易忽視的：一、廉價物品慎重考慮。供貨商如果以比市面行情便宜許多的價格賣給你貨物，那么這種商品往往是有問題的。就像我們常說的“便宜沒好貨”采購人員不可貪小便宜，如在采購過程中貪圖價格便宜，會使公司蒙受經(jīng)濟損失切勿上廉價的當。二、精美包裝不可忽視。一種商品的包裝，就好似穿上一件衣服，漂亮的包裝給人們以美好的感覺，蹩腳的包裝會讓人產(chǎn)生討厭的印象。因此，許多商人總是花重金請人設計精美的包裝。我們在采購物品時，往往從物品的包裝來判斷東西的好壞。雖是同樣品質(zhì)、同樣價格的東西，一個用塑料包著，一個用精美的包裝紙包著，人們就會覺得后者的品質(zhì)、價格都高于前者。如有些商品在外表看起來是很漂亮，在實際用的時候就發(fā)現(xiàn)它其實質(zhì)量上有問題，是用包裝來吸引顧客，所以往往我總是認為包裝的好壞往往顯示品質(zhì)的好壞，其實不當然。

一、節(jié)約采購成本的策略 就企業(yè)采購來說，節(jié)約成本的方法有很多，歸納起來主要有以下八種： 1.價值分析法與價值工程法，即通常所說的VA與VE法：適用于新產(chǎn)品工：針對產(chǎn)品或服務的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透過剔除、簡化、變更、替代等方法，來達到降低成本的目的。價值工程是針對現(xiàn)有產(chǎn)品的功能、成本，做系統(tǒng)的研究與分析，現(xiàn)在價值分析與價值工程已被視為同一概念使用。 2.談判：談判是買賣雙方為了各自目標，達成彼此認同的協(xié)議過程。談判并不只限于價格方面，也適用于某些特定需求。使用談判的方式，通常期望采購價格降低的幅度約為3%-5%。如果希望達成更大的降幅，則需運用價格、成本分析，價值分析與價值工程(VA、VE)等手法。 3.早期供應商參與ESI：在產(chǎn)品設計初期，選擇伙伴關系的供應商參與新產(chǎn)品開發(fā)小組。通過供應商早期參與的方式，使新產(chǎn)品開發(fā)小組依據(jù)供應商提出的性能規(guī)格要求，極早調(diào)整戰(zhàn)略，借助供應商的專業(yè)知識來達到降低成本的目的。 4.杠桿采購：避免各自采購，造成組織內(nèi)不同單位，向同一個供應商采購相同零件，卻價格不同，但彼此并不知的情形，無故喪失節(jié)省采購成本的機會。應集中擴大采購量，而增加議價空間的方式。 5.聯(lián)合采購：主要發(fā)生于非營利事業(yè)的采購，如醫(yī)院、學校等，通過統(tǒng)計不同采購組織的需求量，以獲得較好的折扣價格。這也被應用于一般商業(yè)活動之中，如第三方采購，專門替那些需求量不大的企業(yè)單位服務。 6.為便利采購而設計，DFP-自制與外購的策略：在產(chǎn)品的設計階段，利用協(xié)辦廠的標準與技術，以及使用工業(yè)標準零件，方便原材料取得的便利性。這可以大大減少自制所需的技術支援，同時也降低生產(chǎn)成本 7.價格與成本分析：索維爾認為這是專業(yè)采購的基本工具，了解成本結(jié)構(gòu)的基本要素，對采購者是非常重要的。如果采購不了解所買物品的成本結(jié)構(gòu)，就不能算是了解所買的物品是否為公平合理的價格，同時也會失去許多降低采購成本的機會。 8.標準化采購：實施規(guī)格的標準化，為不同的產(chǎn)品項目或零件使用共通的設計、規(guī)格，或降低訂制項目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟量，達到降低制造成本的目的。但這只是標準化的其中一環(huán)，應擴大標準化的范圍，以獲得更大的效益。 二、企業(yè)選擇采購成本策略所需考慮的因素 以上所說的幾種降低采購成本的策略只是理論上的方法，就現(xiàn)實實踐中，企業(yè)擬定采購策略的時候，應同時考慮下列幾項因素。 1.所采購產(chǎn)品或服務的型態(tài)。所采購產(chǎn)品或服務的型態(tài)，是屬于一次性的采購，或者是持續(xù)性的采購。這應是采購最基本的認知，如果采購的型態(tài)有所轉(zhuǎn)變，策略也必須跟著作調(diào)整，持續(xù)性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購，但一次性采購的金額如果相當龐大，也不可忽視其成本節(jié)省的效能。 2.年需求量與年采購總額。年需求量與年采購額各為多少，這關系到在與供應商議價時，是否能得到較好的議價優(yōu)勢。 3.與供應商之間的關系。賣方、傳統(tǒng)的供應商、認可的供應商，到與供應商維持伙伴關系，進而結(jié)為策略聯(lián)盟，對成本的分享方式不同。如果與供應商的關系一般，則肯定不容易得到詳細的成本機構(gòu)資料，只有與供應商維持較密切的關系，彼此合作時，才有辦法做到。 4.產(chǎn)品所處的生命周期階段。采購量與產(chǎn)品的生命周期所處的階段有直接的關系，產(chǎn)品有導入期、成長期到成熟期，采購量會逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購量才會逐漸縮小。 （牛津管理評論）

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