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第一章總則第1條目的為加強(qiáng)企業(yè)辦公用品管理，控制費(fèi)用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。第2條本制度適用于對辦公及日常消耗品、宣傳品、設(shè)備耗材等的管理。第二章辦公用品采購第3條辦公用品的采購采用集中采購、定量供應(yīng)的辦法。（1）集中采購由行政管理部負(fù)責(zé)并管理。（2）集中采購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙；計(jì)算機(jī)消耗的磁盤；打印機(jī)消耗的色帶、硒鼓、墨盒；日記本、各類筆墨等。（3）實(shí)行定期計(jì)劃批量采購供應(yīng)。即：每月29日前各部室向行政管理部提報(bào)當(dāng)月所需用品計(jì)劃，由行政管理部統(tǒng)一采購。（4）特殊辦公用品可以經(jīng)行政管理部門同意授權(quán)各部門自行采購。（5）各部門若臨時急需采購辦公用品，由部門專人填寫《辦公用品請購單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定同意后，交行政管理部審批同意后，實(shí)施采購任務(wù)。（6）必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。（7）結(jié)算辦法。綜合辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價(jià)，編制明細(xì)表經(jīng)確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)劃轉(zhuǎn)。第三章辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用第4條各部門領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。第5條接到各部門的《辦公用品領(lǐng)用單》（兩份）之后，有關(guān)人員要進(jìn)行核對，并做好登記。第6條管理人員在進(jìn)行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。第7條用品分發(fā)后應(yīng)做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。并做好辦公用品記賬存檔。第四章辦公用品管理第8條新進(jìn)人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向行政管理部請領(lǐng)辦公用品，并列入領(lǐng)用卡，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交辦公室。第9條印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。第10條部門使用的辦公用品由部門指定專人保管維護(hù)。第11條對決定報(bào)廢的辦公用品，要做好登記，在《報(bào)廢處理冊》上填寫用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，到相關(guān)人員處辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。第12條辦公用品（價(jià)格在20元以上的）正常使用發(fā)生的損壞時，要及時向行政管理部報(bào)告，由行政管理部安排修理，如不報(bào)告或擅自將損壞的辦公用品丟棄，使用者個人按非正常使用損壞照價(jià)賠償。第13條公司對辦公用品的使用情況，實(shí)行年內(nèi)不定期檢查、年末普查的檢查制度，檢查工作由行政管理部負(fù)責(zé)。第五章附則第14條本制度由行政管理部制定、解釋，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，修改時亦同。

1 目的：規(guī)范行政后勤辦公用品的采購、發(fā)放、回收等程序，方便行政后勤工作，有效控制費(fèi)用。2 范圍：各系統(tǒng)、各部門3 名詞解釋：3.1 辦公低耗品：單價(jià)在1000元以下（不含）的行政后勤用品，包括文具、保潔、保安日常工作用品及消防器材等，因廠區(qū)維護(hù)或其他維修而領(lǐng)用的各類零配件不計(jì)入此列（維修領(lǐng)用的各類零配件計(jì)入維護(hù)費(fèi)）。3.1.1 一次性低耗品：每月均要使用的辦公用筆、便簽、一次性電池等辦公低耗品及潔廁王、洗衣粉、洗潔精、垃圾袋、盤香、芳香彩球、卷紙、蚊香等清潔用低耗品。3.1.2 非一次性低耗品：文件夾、文具架、直尺、充電電池等辦公低耗品及毛巾、掃把、拖布、雞毛撣、擦玻器等清潔低耗品。3.1.3 保安類低耗品：電警棍、手電筒等防衛(wèi)器材。3.1.4 消防類低耗品：常用消防器材（滅火器、消防水帶等）3.2 辦公設(shè)備：單價(jià)在1000元以上的辦公設(shè)備，包括電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。4 職責(zé)：4.1 行政部行政專員負(fù)責(zé)辦公低耗品的采購、保管、發(fā)放、回收等管理工作。4.2 行政部行政司機(jī)負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購工作。4.3 行政部文控專員負(fù)責(zé)辦公用品的賬務(wù)管理。5 作業(yè)內(nèi)容：5.1 費(fèi)用預(yù)算5.1.1 辦公用低耗品由各系統(tǒng)、各部門在年度費(fèi)用預(yù)算范圍內(nèi)每月25日前做下月辦公用品計(jì)劃，經(jīng)系統(tǒng)、部門負(fù)責(zé)人簽字，財(cái)務(wù)中心審核后并在每月25日前交行政部行政專員安排統(tǒng)一采購和發(fā)放。5.1.2 保潔類低耗品在行政部年度費(fèi)用預(yù)算范圍內(nèi)由行政專員在每月25日前做下月計(jì)劃，經(jīng)行政部經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)中心審核后執(zhí)行。5.1.3 保安類和消防類低耗品在行政部年度費(fèi)用預(yù)算范圍內(nèi)由保安專員在每月25日前做下月計(jì)劃，經(jīng)行政部經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)中心審核后執(zhí)行。5.1.4 辦公室設(shè)備由各系統(tǒng)、各部門填制《固定資產(chǎn)申購單》經(jīng)部門、系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦簽字后交由行政部采購、發(fā)放、登記管理。5.2 采購5.2.1 辦公低耗品由行政部行政專員根據(jù)各系統(tǒng)、部門下月使用計(jì)劃于每月27日前填寫《請購單》，按公司授權(quán)管理制度的規(guī)定完成簽批手續(xù)。5.2.2 簽批同意后的辦公低耗品請購單由行政部行政專員負(fù)責(zé)采購。5.2.3 簽批同意的辦公設(shè)備由行政部行政司機(jī)負(fù)責(zé)采購。5.2.4 對長期合作的低耗品供應(yīng)商，行政部行政專員應(yīng)每半年對辦公低耗品進(jìn)行一次比價(jià)，選擇價(jià)格和質(zhì)量占據(jù)優(yōu)勢的供應(yīng)商。供應(yīng)商確定后，在下一次比價(jià)期間的半年時間內(nèi)，都在此供應(yīng)商處購買行政后勤低耗品。期間行政部需對辦公低耗品市場進(jìn)行不定期的調(diào)查，如果辦公低耗品的市場價(jià)格下降，則應(yīng)該要求供應(yīng)商調(diào)低價(jià)格；如果市場價(jià)上漲，通過市場調(diào)查屬實(shí)，則應(yīng)該將價(jià)格調(diào)整情況報(bào)總經(jīng)辦簽批后生效。5.2.5 辦公設(shè)備購買必須嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)中心的單次比價(jià)制度。5.2.6 行政部應(yīng)在當(dāng)月30日前（節(jié)假日順延）將次月的辦公低耗品全部采購?fù)戤?，因特殊情況無法按時采購回來的行政后勤低耗品，應(yīng)及時告知需求部門。5.3 入庫：采購回來的辦公用品送至行政部倉庫，由文控專員負(fù)責(zé)質(zhì)量驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由行政專員開具《入庫單》，文控專員簽字確認(rèn)并留存一份建立賬務(wù)管理。5.4 發(fā)放5.4.1 一次性低耗品發(fā)放：由領(lǐng)用人直接在庫房填寫《領(lǐng)料單》后領(lǐng)用，領(lǐng)料單一式三份，行政專員、文控專員、領(lǐng)用人各一份。5.4.2 非一次性低耗品發(fā)放：必須以舊換新，舊的低耗品可用時不得領(lǐng)用新的，領(lǐng)料單必須由行政部經(jīng)理簽字后行政專員方可發(fā)放。5.4.3 辦公設(shè)備發(fā)放：由領(lǐng)用人直接在庫房填寫《領(lǐng)料單》后領(lǐng)用，領(lǐng)料單一式三份，行政專員、文控專員、財(cái)務(wù)部各一份。辦公設(shè)備使用部門需按財(cái)務(wù)中心要求辦理固定資產(chǎn)管理手續(xù)。6 獎勵及處罰6.1 非一次性低耗品和保安類低耗品、消防類低耗品發(fā)生遺失或人為損壞，由相關(guān)人員按物品原價(jià)進(jìn)行賠償或自行購買合格品賠償。6.2 違反本制度其他規(guī)定者，視其情節(jié)給予書面警告以上處罰。

經(jīng)常采用的采購方式主要有招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。1、招標(biāo)采購:是由需方提出招標(biāo)條件和合同條件，有許多供應(yīng)商同時投標(biāo)報(bào)價(jià)。通過招標(biāo)，需方能夠獲得價(jià)格更合理，條件更為優(yōu)惠的物資供應(yīng)。招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種方式。2、非招標(biāo)采購:是指以公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)之外的方式取得貨物、工程、服務(wù)所采用的采購方式。非招標(biāo)方式分為詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等方式。3、集中采購:是指政府采購中將集中采購目錄內(nèi)的貨物、工程、服務(wù)集中進(jìn)行采購，集中采購包括集中采購機(jī)構(gòu)采購和部門集中采購，目錄內(nèi)屬于通用的政府采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)委托集中采購機(jī)構(gòu)代理采購，屬于本部門、本系統(tǒng)有特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)實(shí)行部門集中采購。相對于集中采購，稱為分散采購。

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