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很簡單,了解采購員的基本工作職能,然后就是實踐,從工作中慢慢學~采購員崗位職責1、 以搞好“采購供應,保障經(jīng)營需要”為原則,抓好采購管理,了解公司及下屬各企業(yè)的物資需求及市場供應情況,掌握有關(guān)財務規(guī)定以及對物資采購成本、費用資金控制的要求,熟悉各種物資采購計劃。2、 熟悉和掌握本人分管的各種物料的名稱、型號、規(guī)格、產(chǎn)地、單價、品質(zhì)及供應商品的廠家、供應商,要準確了解、掌握市場供求即時行情,適時組織采購。3、 按“誰經(jīng)手誰負責”的原則,要對本人分管的采購業(yè)務的質(zhì)量、數(shù)量、成本負責,要盡可能多渠道采購,降低采購成本,提高采購質(zhì)量;4、 及時完成部門下達的各項采購任務,及時保障企業(yè)正常經(jīng)營需求,嚴格執(zhí)行酒店采購管理制度,采購均以“物資申購單”為依據(jù)。5、 嚴格執(zhí)行公司各項財務制度及規(guī)定,并堅持“憑單采購”的原則,購進的一切物資要及時通知收貨員及用貨部門負責人,按規(guī)定辦理驗收入庫手續(xù)。共同把好質(zhì)量、數(shù)量關(guān)。6、 服從公司財務監(jiān)督,遵守公司有關(guān)規(guī)章制度及員工守則。采購員必知:1.采購作業(yè)要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經(jīng)濟損失,采購是要負擔全部責任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字?! ?.與供應商的任何業(yè)務往來一定要在事情發(fā)生前溝通清楚,并將相關(guān)信息及時同業(yè)務溝通,嚴禁單方面進行操作?! ?.采購在接待供貨商時,說話要有禮貌,要有好的形象,同對方交談時,頭腦要靈活,不知道盡量告訴對方,等清楚后再回復,公司其它的事情盡量少談,找主題重點談,會客時間盡量在十分至十五分鐘之內(nèi),談話時間長,會延誤自己的工作,白天的時間是很忙碌的,要懂得善用時間. 4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級做處理),這樣對你對公司都不好,到時會害了自己. 5.同供貨商相處,要平等對待,不要認為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關(guān)系的. 6.采購不能以公司名私自開采購單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要有客戶的正式訂單方可作業(yè). 7.所有的供貨商都要有《供貨商調(diào)查表》傳真來后,采購自填寫《供貨商評定表》給上級批合格后,方可采購原料.然后再登記《合格供貨商記錄》 8.倉庫每月應對倉存進行一次盤點,并交一份給采購部,采購負責盤虧、盤盈進行分析,并追蹤材料的去向. 9.后勤在發(fā)給《供貨商進料不良通知》時,采購了解情況后,(如有挑選所耗工時及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔一切費用).傳真給供貨商并追蹤回復結(jié)果,并出具扣款資料給財務扣除貨款. 10.采購在作業(yè)時遇到困難,要立即告訴上級處理,不要等到?jīng)]辦法處理了再告訴上級,這樣會影響貨期,給公司造成損失. 11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在《樣品登記明細表》上,然后再給業(yè)務部門確認,結(jié)果回復供貨商,讓供應商做相關(guān)記錄并存檔以備用。 12.供貨商傳來的報價單,采購要了解市場原料的最低價,才知道怎樣降價,采購員要多同其它公司采購員和公司業(yè)務員多交流.才了解材料最低價. 13.采購沒有權(quán)力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要有業(yè)務的備料通知單方可,而且要把備料給上司知道. 14.供貨商在報價時,有三種方式:(1)、報可以轉(zhuǎn)廠價,(2)開增值稅票(注明是含多少點)。(3)、不用轉(zhuǎn)廠也不用開稅票(普通收據(jù))。以上情況一定要在報價單上說明清楚,以防事后發(fā)生不愉快的爭議. 15.采購過程是一個很緊張的過程,有時會一邊執(zhí)行一邊做文件,因為這是對外工作,切記要將文件做得清楚,否則會損壞公司的利益. 16.若因時間緊迫關(guān)系,要求將物料直接從供應商寄客戶時,采購員一定要獲得上司的批準,且在事后不遲于第二天須將送貨數(shù)量知會相關(guān)業(yè)務員開具銷售單,采購員應該盡量減少此類事情的操作方式。 17.由供應商直接寄客戶的貨物一定要求供應商不能開立任何單據(jù)放于貨物當中,并要求供應商寫速遞單時一定要寫我司的名字和電話18.對于利潤過低的銷售報價,采購員一定要給上司審核方可報給業(yè)務,以保持公司的利潤空間。
購員必知的18條軍規(guī) 1.采購作業(yè)要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經(jīng)濟損失,采購是要負擔全部責任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字?! ?.與供應商的任何業(yè)務往來一定要在事情發(fā)生前溝通清楚,并將相關(guān)信息及時同業(yè)務溝通,嚴禁單方面進行操作?! ?.采購在接待供貨商時,說話要有禮貌,要有好的形象,同對方交談時,頭腦要靈活,不知道盡量告訴對方,等清楚后再回復,公司其它的事情盡量少談,找主題重點談,會客時間盡量在十分至十五分鐘之內(nèi),談話時間長,會延誤自己的工作,白天的時間是很忙碌的,要懂得善用時間. 4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級做處理),這樣對你對公司都不好,到時會害了自己. 5.同供貨商相處,要平等對待,不要認為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關(guān)系的. 6.采購不能以公司名私自開采購單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要有客戶的正式訂單方可作業(yè). 7.所有的供貨商都要有《供貨商調(diào)查表》傳真來后,采購自填寫《供貨商評定表》給上級批合格后,方可采購原料.然后再登記《合格供貨商記錄》 8.倉庫每月應對倉存進行一次盤點,并交一份給采購部,采購負責盤虧、盤盈進行分析,并追蹤材料的去向. 9.后勤在發(fā)給《供貨商進料不良通知》時,采購了解情況后,(如有挑選所 所耗工時及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔一切費用).傳真給供貨商并追蹤回復結(jié)果,并出具扣款資料給財務扣除貨款. 10.采購在作業(yè)時遇到困難,要立即告訴上級處理,不要等到?jīng)]辦法處理了再告訴上級,這樣會影響貨期,給公司造成損失. 11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在《樣品登記明細表》上,然后再給業(yè)務部門確認,結(jié)果回復供貨商,讓供應商做相關(guān)記錄并存檔以備用。 12.供貨商傳來的報價單,采購要了解市場原料的最低價,才知道怎樣降價,采購員要多同其它公司采購員和公司業(yè)務員多交流.才了解材料最低價. 13.采購沒有權(quán)力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要有業(yè)務的備料通知單方可,而且要把備料給上司知道. 14.供貨商在報價時,有三種方式:(1)、報可以轉(zhuǎn)廠價,(2)開增值稅票(注明是含多少點)。(3)、不用轉(zhuǎn)廠也不用開稅票(普通收據(jù))。以上情況一定要在報價單上說明清楚,以防事后發(fā)生不愉快的爭議. 15.采購過程是一個很緊張的過程,有時會一邊執(zhí)行一邊做文件,因為這是對外工作,切記要將文件做得清楚,否則會損壞公司的利益. 16.若因時間緊迫關(guān)系,要求將物料直接從供應商寄客戶時,采購員一定要獲得上司的批準,且在事后不遲于第二天須將送貨數(shù)量知會相關(guān)業(yè)務員開具銷售單,采購員應該盡量減少此類事情的操作方式?! ?7.由供應商直接寄客戶的貨物一定要求供應商不能開立任何單據(jù)放于貨物當中,并要求供應商寫速遞單時一定要寫我司的名字和電話 18.對于利潤過低的銷售報價,采購員一定要給上司審核方可報給業(yè)務,以保持公司的利潤空間 企業(yè)采購應遵循5R原則 企業(yè)采購過程中要遵循哪些原則,才能使采購效益最大 化呢?采購專家提出應用“5R”原則指導企業(yè)采購活動,也就是在適當?shù)臅r候以適當?shù)膬r格從適當?shù)墓烫庂I回所需數(shù)量物品的活動?! ∫皇沁m價(Right Price) 價格永遠是采購活動中的敏感焦點,企業(yè)在采購中最關(guān)心的要點之一就是采購能節(jié)省多少采購資金,因此采購人員不得不把相當多的時間與精力放在跟供應商的“砍價”上。物品的價 格與該物品的種類、是否為長期購買、是否為大量購買及市場供求關(guān)系有關(guān),同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉狀況也有關(guān)系,如果采購人員未能把握市場脈搏,供應商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。一個合適的價格往往要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得?! 《嗲阔@得報價:這不僅要求有渠道供應商報價,還應該要求一些新供應商報價。企業(yè)與某些現(xiàn)有供應商的合作可能已達數(shù)年之久,但它們的報價未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報價后,企業(yè)就會對該物品的市場價有一個大體的了解,并進行比較?! ”葍r:俗話說“貨比三家”,因為專業(yè)采購所買的東西可能是一臺價值百萬或千萬元的設(shè)備或年采購金額達千萬元的零部件,這就要求采購人員必須謹慎行事。由于供應商的報價單中所包含的條件往往不同,故采購人員必須將不同供應商報價中的條件轉(zhuǎn)化一致后才能進行比較,只有這樣才能得到真實可信的比較結(jié)果。 議價:經(jīng)過比價環(huán)節(jié)后,篩選出價格最適當?shù)亩寥齻€報價環(huán)節(jié)。隨著進一步的深入溝通,不僅可以將詳細的采購要求傳達給供應商,而且可進一步“殺價”,供應商的第一次報價往往含有“水份”。但是,如果采購物品為賣方市場,即使是面對面地與供應商議價,最后所取得的實際效果可能要比預期的要低?! 《▋r:經(jīng)過上述三個環(huán)節(jié)后,買賣雙方均可接受的價格便作為日后的正式采購價,一般需保持兩至三個供應商的報價。這兩、三個供應商的價格可能相同,也可能不同?! 《沁m質(zhì)(Right Quality) 一個不重視品質(zhì)的企業(yè)在今天激烈的市場競爭環(huán)境中根本無法立足,一個優(yōu)秀的采購人員不僅要做一個精明的商人,同時也要在一定程度上扮演管理人員的角色,在日常的采購工作中要安排部分時間去推動供應商改善、穩(wěn)定物品品質(zhì)?! 〔少徫锲菲焚|(zhì)達不到使用要求的嚴重后果是顯而易見的: 來料品質(zhì)不良,往往導致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理,會增加大量的管理費用。 來料品質(zhì)不良,往往在重檢、挑選上花費額外的時間與精力,造成檢驗費用增加; 來料品質(zhì)不良,導致生產(chǎn)線返工增多,降低產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)效率; 因來料品質(zhì)不良而導致生產(chǎn)計劃推遲進行,有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨,會降低客戶對企業(yè)的信任度; 若因來料品質(zhì)不良引起客戶退貨,有可能令企業(yè)蒙受余種損失,嚴重的還會丟失客戶?! ∪沁m時(Right Time) 企業(yè)已安排好生產(chǎn)計劃,若原材料未能如期達到,往往會引起企業(yè)內(nèi)部混亂,即產(chǎn)生停工待料,當產(chǎn)品不能按計劃出貨時,會引起客戶強烈不滿。若原材料提前太多時間買回來放在倉庫里等著生產(chǎn),又會造成庫存過多,大量積壓采購資金,這是企業(yè)很忌諱的事情,故采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色,去促使供應商按預定時間交貨。對某些企業(yè)來講,交貨時機很重要?! ∷氖沁m量(Right Quantity) 批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣,但會積壓采購資金,太少又不能滿足生產(chǎn)需要,故合理 確定采購數(shù)量相當關(guān)鍵,一般按經(jīng)濟訂購量采購,采購
地區(qū)采購部的主要職責 采購部的工作是最具挑戰(zhàn)性的工作之一,其主要任務在于: 一、篩選合作的供應商。 二、慎選適合本公司客戶群的產(chǎn)品。 三、與供應商采購最有利的供貨條件(包括:質(zhì)量、包裝、品牌、折扣、價格、進貨獎勵、廣告贊助、促銷辦法、訂貨辦法、訂貨數(shù)量、交貨期限及送貨地點等)。 四、訂定最有競爭力,同時又有合理利潤的售價。 五、與各賣場做最有效的溝通,確保商品暢銷。 六、收集市場資訊,掌握市場的需要及未來的趨勢。 七、為公司創(chuàng)造最高的業(yè)績及利潤回報股東,并為全體員工謀求最佳的福利 由以止采購部主要的任務來看,采購的責任主要在于“買質(zhì)量好的商品,談最好的供貨條件,做好促銷企劃工作,為公司取得最大的利潤”。 由采購部的重要任務可看出,基本上本公司的成敗關(guān)鍵在于采購人員是否能掌握市場的需要及趨勢,以合理的利潤為前提,用最有競爭力的價格,透過天合良好的管理及各種促銷活動,將質(zhì)量良好的商品銷售給顧客。 由此可見,基本上采購部處于本公司的“核心位置”。 地區(qū)采購部的主要崗位工作 一、 采購總監(jiān) 直接主管:區(qū)域經(jīng)理或地區(qū)副總經(jīng)理 直接部屬:各部門采購經(jīng)理 (一)主要職責 1、在區(qū)域經(jīng)理的領(lǐng)導與授權(quán)下,直接負責采購部門的各項工作, 并行使采購總監(jiān)的職權(quán)。 2、在公司總體經(jīng)營策略指導下,制定符合當?shù)厥袌鲂枨蟮臓I運政策、客戶政策、供應商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經(jīng)營政策。 3、在遵循公司總體經(jīng)營策略下,領(lǐng)導采購部門達成公司的業(yè)績及利潤要求。 4、給予采購人員相應的培訓。 5、與采購本部及其他地區(qū)公司密切溝通與配合。 (二)主要工作項目: 1、制定及督導及各項經(jīng)營政策及措施的實施。 2、制定并督導各部各月、季、年度各項銷售指標的落實,利潤及各項業(yè)務指標。 3、協(xié)調(diào)各部門經(jīng)理的工作并予以指導。 4、負責各費用支出核準,各項費用預算審定和報批落實。 5、負責監(jiān)督及檢查各采購部門執(zhí)行崗位工作職責和行為動作規(guī)范的情況。 6、負責中工的考證工作,在授權(quán)范圍內(nèi)核定員工的升職、調(diào)動、任免等。 7、定期給予采購人員相應的培訓。 二、部門經(jīng)理(包含經(jīng)理及副經(jīng)理): 直接主管:采購總監(jiān) 直接部屬:采購主管 (一)主要職責: 1、對公司分配給本部門的業(yè)績及利潤指標進行細化,并進行考核。 2、負責本部門全體商品群商品的品項合理化、數(shù)量合理化及品項選擇。 3、負責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護。 4、制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的促銷計劃。 5、督導新商品的引入、開發(fā)特色商品及供應商。 6、督導滯銷商品的淘汰。 7、決定與供應商的合作方式、審核與供應商的交易條件是否有利于公司運營。 8、負責審核每期快訊商品的所有內(nèi)容。 9、參與A類供應商的采購,為公司爭取最大利益。 10、在采購主管需要支援時予以支援。 11、負責本部門工作計劃的制訂及組織實施和監(jiān)督管理。 12、負責部門的全面工作,保證日常工作的正常運作。 13、負責執(zhí)行采購總監(jiān)的工作計劃。 14、負責采購人員的業(yè)務培訓和管理。 三、采購主管: 直接主管:采購經(jīng)理 直接部屬:采購助理 (一)主要職責 1、負責公司指派商品的企劃及業(yè)務的拓展工作。 2、篩選合作的供應商,并負責協(xié)商最佳的采購交易條件 3、執(zhí)行最有效的價格策略。 4、計劃各種促銷活動。 5、與賣場人員合作,擴展業(yè)績并達成毛利的目標。 (二)主要工作項目: 1、在公司分配的賣場空間下,經(jīng)營公司所指派商品的企劃工作。 所選擇的商品應符合客戶的需要,以擴展業(yè)績,達成毛利的目標。 2、選擇最佳的供應商,并取得最佳的采購交易條件,包括:質(zhì)量、規(guī)格、價格、折扣、廣告、贊助、賣場陳列/示范、陳列服務、包裝、最少訂購數(shù)量、訂購所需時間、及運送配合事宜等。 3、開發(fā)并協(xié)商適合自選式的包裝(包括標示及說明)。 4、考慮市場的競爭爭善,價格敏感的項目、促銷、滯銷品特賣及其他營業(yè)損失等因素,訂定市場上可能的最低售價、塑非常有競爭力的價格形象。 5、選擇天合快訊及賣場內(nèi)的促銷項目,并采購最佳期的采購條件及廣告贊助,吸引顧客到天合來采購。 6、與賣場合作無間,以擴展業(yè)績(業(yè)績是與賣場共同分擔的責任),并達成毛利率及金額的目標(毛利是采購人員的主要責任)。注意存貨,與賣場合作并提供支援,使賣場存貨維持在最適當?shù)乃疁剩ù尕浭桥c賣場共同分擔的責任)。 - 毛利目標 - 業(yè)績目標 - 拜訪供應商或參觀展監(jiān)的計劃 - 費用預算 7、本職位人員對下列的決定應經(jīng)由采購經(jīng)理的核準: - 供應商 - 商品組合 - 商品及商品類別 - 售價及毛利 - 第一次訂貨 - 天合快訊的項目 - 所有采購交易的條件 - 采購助理的解雇 8、本職位人員必須確保采購助理人員不在公司的時候,能獨立運作。采購助理將作短期的決定,這些決定以不影響毛利及商品組合為原則。同理,當采購助理不在公司的時候,本職位人員也應負責例行公事。 (三)其他事項: 1、本職位人員所必須作的許多重要的決定,都是以良好的普通常識及邏輯判斷做依據(jù)。 2、本職務說明不可能涵蓋所有的事項,本職位人員應執(zhí)行由采購經(jīng)理在任何時間所指派之任何公務。 3、與賣場的充分溝通與密切配合的合作關(guān)系,是本職位成功的必要條件。 4、采購人員成功的要素有下列七項,本職位人員應確實做好: (1)操守廉潔 (5)創(chuàng)新求新 (2)掌握市場 (6)適應性強 (3)精打細算 (7)團結(jié)合作 (4)積極認真 (四)總監(jiān)辦公室: 1、錄入組:負責采購部所有供應廠商資料、商品資料、變價資料等電腦信息的錄入、更正工作,確保各項采購資訊的準確性。 2、結(jié)算組:負責供應商的貨款結(jié)算,其他營業(yè)外收入的收取及追蹤事項。 3、商品組:負責商品的下單、催貨、退貨、換貨及接待新供應商的工作等。 第二節(jié) 采 購 本 部 的 組 織 架 構(gòu) 與 職 責 采購本部的主要職責 一、 采購本部的職責: 1、采購組織與工作職責的制定。 2、商品結(jié)構(gòu)的制定(大組、小組、商品群、價格帶、品項數(shù)、陳列米數(shù)等)。 3、采購作業(yè)規(guī)范手冊的編制與更新。 4、全國品牌采購條件的年度采購與全國性促銷 5、統(tǒng)一訂貨與結(jié)算的商品的處理 6、定期召開全國聯(lián)采會議,加強地區(qū)采購部與全國采購本部、地區(qū)采購部與地區(qū)采購之間的溝通與交流。 7、促進地區(qū)公司之間的采購交流工作。 8、采購工作的培訓與稽核。 9、協(xié)助新入市地區(qū)公司的采購工作。 10、協(xié)調(diào)財務部門,確保全國聯(lián)采供應商“絕色通道”的執(zhí)行。 11輔導地區(qū)公司的采購工作。 12、分析各地區(qū)商品結(jié)構(gòu),并給予地區(qū)公司建議或指導。 13、協(xié)調(diào)地區(qū)公司與供應商之間的矛盾及交易條件。 二、聯(lián)采工作的方向與目標: 1、每二個月開一次聯(lián)采會議(所有地區(qū)公司采購負責人) 2、每月5家為簽約目標。 3、集體決策(邀請相關(guān)的供應商列席交流)。 4、靈活的采購條件(不堅持“四個統(tǒng)一”) 5、確保“綠色通道”的成功實施。
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