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采購與付款內(nèi)部控制 需要哪些支撐材料　　采購業(yè)務(wù)流程及管理制度（試行）　　總 則　　第一條 為了滿足公司飛速發(fā)展的需要，為了加強對本公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，財務(wù)部在李總的指示下，在項目部、采購部等部門的配合下，特制定此制度?！　〉诙l 對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：　　（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù)；　　（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔(dān)任；　?。ㄈ┴浳锏牟少徣藛T不能同時擔(dān)任貨物的驗收和記賬工作。　　第三條 采購部門的劃分　?。ㄒ唬┥a(chǎn)原材料采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理。　?。ǘ┤粘＾k公用品采購：由行政管理部或其指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理。　?。ㄈτ谥匾牧系牟少?，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)?！　〉谒臈l 采購方式　　一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行采購：　?。ㄒ唬┘杏媱澆少彛悍簿哂泄餐缘牟牧?，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購?！　。ǘ╅L期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購?！　。ㄈ┪唇?jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準(zhǔn)后方可變更?！　。ㄋ模┰儍r、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價，否則公司不予認(rèn)可價格（特殊情況下，需電話征得總經(jīng)理同意）；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。　?。ㄎ澹┎少徍贤炗営晒局付ɑ蚴跈?quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無效?！　〉谖鍡l 詢價、比價、議價　　（一）經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價?！　。ǘ┓彩亲畹筒少徚砍^請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報?！　。ㄈ┎少徑?jīng)辦人員接到“采購申請單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)?！　。ㄋ模┎少彶块T接到請購部門（項目部、行政管理部）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理?！　【?體 實 施 細(xì) 則　　第六條 采購報銷流程圖　　......　　第七條 請購與采購　?。ㄒ唬┦褂貌块T根據(jù)本部門實際物資需求情況，填寫請購單（即采購單第一聯(lián)），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、使用日期等，交給采購部門審核。請購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字?！　。ǘ┎少彶块T收到使用部門提交的請購單時，審核后如確有必要購買，由采購經(jīng)理簽字，再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“采購申請單”（即采購單第二聯(lián)）后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期?！　。ㄈ?采購單一式四份，第一聯(lián)即使用部門提交的請購單，第二聯(lián)即采購部門使用的采購申請單，第三聯(lián)交給財務(wù)（采購員核銷時）,第四聯(lián)交給倉管員（以備驗收）。　　第八條 驗收與入庫　?。ㄒ唬┎少徫镔Y到貨后，采購員要及時組織質(zhì)監(jiān)部門、倉庫管理員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后，驗收部門的人員應(yīng)對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉管員。　?。ǘ﹤}管員根據(jù)進貨檢驗報告結(jié)果（主要是驗收單）對合格貨品進行入庫，入庫單必須通過采購員、倉管員簽字。不合格品由相關(guān)采購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給財務(wù)，第三聯(lián)交給采購員?！　〉诰艞l 付款與核算　　（一）預(yù)付款采購　　1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供采購申請單、合同復(fù)印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字)，交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)?！　?、貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財務(wù)做賬?！　。ǘ┈F(xiàn)款采購　　采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由質(zhì)監(jiān)部門、倉庫保管員驗收，并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)?！　。ㄈ┖蟾犊畈少彙　〔少弳T粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時，由財務(wù)將款項匯出?！　。ㄋ模┴浳镆训桨l(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴”。　?。ㄎ澹┪镔Y采購必須取得發(fā)票方可報銷，如無特殊情況，發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票?！　∫陨蟽H供參考！招標(biāo)網(wǎng):http://www.tongyicx.com

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招標(biāo)“投標(biāo)”的對稱。為某項工程建設(shè)或大宗商品買賣，邀請愿意承包或交易的廠商出價以從中選擇承包者或交易者的行為。程序一般為：招標(biāo)者刊登廣告或有選擇地邀請有關(guān)廠商，并發(fā)給招標(biāo)文件，或附上圖紙和樣品；投標(biāo)者按要求遞交投標(biāo)文件；然后在公證人的主持下當(dāng)眾開標(biāo)、評標(biāo)，以全面符合條件者為中標(biāo)人；最后雙方簽訂承包或交易合同。招標(biāo)在一定范圍內(nèi)公開貨物、工程或服務(wù)采購的條件和要求，邀請眾多投標(biāo)人參加投標(biāo)，并按照規(guī)定程序從中選擇交易對象的一種市場交易行為。招標(biāo)項目按照國家有關(guān)規(guī)定需要履行項目審批手續(xù)的，應(yīng)當(dāng)先履行審批手續(xù)，取得批準(zhǔn)。招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)有進行招標(biāo)項目的相應(yīng)資金或者資金來源已經(jīng)落實，并應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件中如實載明。招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。

“投標(biāo)”的對稱。為某項工程建設(shè)或大宗商品買賣

招標(biāo)是一種國際上普遍運用的、有組織的市場交易行為，是貿(mào)易中的一種工程、貨物、服務(wù)的買賣方式，相對于投標(biāo)，稱之為招標(biāo)。 招標(biāo)是指招標(biāo)人（買方）發(fā)出招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書，說明招標(biāo)的工程、貨物、服務(wù)的范圍、標(biāo)段（標(biāo)包）劃分、數(shù)量、投標(biāo)人（賣方）的資格要求等，邀請?zhí)囟ɑ虿惶囟ǖ耐稑?biāo)人（賣方）在規(guī)定的時間、地點按照一定的程序進行投標(biāo)的行為。招標(biāo)投標(biāo)，是在市場經(jīng)濟條件下進行的大宗貨物的買賣、工程建設(shè)項目有發(fā)包與承包，以及服務(wù)項目的采購與提供時，所采用的一種交易方式。在這種交易方式下，通常是由項目采購（包括貨物的購買、工程的發(fā)包和服務(wù)的采購）的采購方作為招標(biāo)方，通過發(fā)布招標(biāo)公告或者向一定數(shù)量的特定供應(yīng)商、承包商發(fā)出招標(biāo)邀請等方式發(fā)出招標(biāo)采購的信息，提出所需采購的項目的性質(zhì)及其數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求，交貨期、竣工期或提供服務(wù)的時間，以及其他供應(yīng)商、承包商的資格要求等招標(biāo)采購條件，表明將選擇最能夠滿足采購要求的供應(yīng)商、承包商與之簽訂采購合同的意向，由各有意提供采購所需貨物、工程或服務(wù)的報價及其他響應(yīng)招標(biāo)要求的條件，參加投標(biāo)競爭。經(jīng)招標(biāo)方對各投標(biāo)者的報價及其他的條件進行審查比較后，從中擇優(yōu)選定中標(biāo)者，并與其簽訂采購合同。招標(biāo)投標(biāo)也被簡稱為招投標(biāo)。招標(biāo)和投標(biāo)是一種商品交易的行為，是交易過程的兩個方面。招標(biāo)投標(biāo)是一種國際慣例，是商品經(jīng)濟高度發(fā)展的產(chǎn)物，是應(yīng)用技術(shù)、經(jīng)濟的方法和市場經(jīng)濟的競爭機制的作用，有組織開展的一種擇優(yōu)成交的方式。這種方式是在貨物、工程和服務(wù)的采購行為中，招標(biāo)人通過事先公布的采購和要求，吸引眾多的投標(biāo)人按照同等條件進行平等競爭，按照規(guī)定程序并組織技術(shù)、經(jīng)濟和法律等方面專家對眾多的投標(biāo)人進行綜合評審，從中擇優(yōu)選定項目的中標(biāo)人的行為過程。其實質(zhì)是以較低的價格獲得最優(yōu)的貨物、工程和服務(wù)。“投標(biāo)”的對稱。指當(dāng)事人中的一方（招標(biāo)人）提出自己的條件，征求他方（投標(biāo)方）承買或承賣。故招標(biāo)可能是為買而招標(biāo)，也可能是為賣而招標(biāo)（如土地招標(biāo)）。在政府采購中，招標(biāo)是一種采購方式。招標(biāo)是為某項工程建設(shè)或大宗商品的買賣，邀請愿意承包或招標(biāo)公證交易的廠商出價以從中選擇承包者或交易者的行為。程序一般為：招標(biāo)者刊登廣告或有選擇地邀請有關(guān)廠商，并發(fā)給招標(biāo)文件，或附上圖紙和樣品；投標(biāo)者按要求遞交投標(biāo)文件；然后在公證人的主持下當(dāng)眾開標(biāo)、評標(biāo)，以全面符合條件者為中標(biāo)人；最后雙方簽訂承包或交易合同。招標(biāo)在一定范圍內(nèi)公開貨物、工程或服務(wù)采購的條件和要求，邀請眾多投標(biāo)人參加投標(biāo)，并按照規(guī)定程序從中選擇交易對象的一種市場交易行為。

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