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酒店采購管理工作是酒店成本控制的一個重要環(huán)節(jié),同時,采購工作雖不直接向客人提供服務(wù)，但其工作的好壞將直接影響到整個酒店向客人提供服務(wù)的質(zhì)量，因此，做好酒店的采購工作的管理是十分重要的，有利于提高酒店的服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益?！　Σ少徆ぷ鞯墓芾砼c控制，主要是由酒店采購經(jīng)理負(fù)責(zé)的，由于采購工作具有涉及面廣(涉及到酒店內(nèi)部的成本控制、財務(wù)以及客房、餐飲等生產(chǎn)和服務(wù)部門，還有外部眾多的供應(yīng)商、中間商)，情況復(fù)雜，政策性，季節(jié)性和隨機(jī)性強(qiáng)，要做好對采購工作的管理與控制，采購經(jīng)理必須抓好以下九個方面的工作。　　一、重視采購員的思想教育工作?！　〗?jīng)理對采購工作的管理主要表現(xiàn)在對采購員的管理上，他的管理意圖，對市場情況的掌握，供應(yīng)商的選擇以及對酒店成本控制等等，都要通過采購中央氣象臺工作體現(xiàn)出來，因此，做好對采購人中央氣象臺管理工作極為重要。針對采購工作的特點(diǎn)，采購經(jīng)理首先要加強(qiáng)對采購人員的法制教育，職業(yè)道德教育，提高其抵制不正之風(fēng)的自覺性，樹立堅強(qiáng)的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性，同時，要培養(yǎng)其企業(yè)主人翁的責(zé)任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風(fēng)。　　二明確分工與職責(zé)，明確權(quán)力與義務(wù)?！　】茖W(xué)明確的分工是良好協(xié)作的基礎(chǔ)和人效管理的手段，而合理授權(quán)則是實現(xiàn)職責(zé)的必要條件，對采購員在明確其業(yè)務(wù)及職責(zé)范圍后，要充分信任與授權(quán)，使之有獨(dú)立自主的處理問題的權(quán)力，能想方設(shè)法，克服困難，完成任務(wù)，不必事事請示，但要有事事匯報制度，采購員應(yīng)將每天工作中遇到的問題處理的方法以及每天的到貨情況等寫上《每日工作匯報部》以便經(jīng)理檢查，發(fā)現(xiàn)問題時隨時解決?！　∪?yán)格要求并指導(dǎo)采購員學(xué)習(xí)與掌握必要的商品知識以及采購知識與技能?！　≡诂F(xiàn)實生活中，包括酒店行業(yè)，購買質(zhì)次價高的假冒偽劣商品，吃虧上當(dāng)?shù)氖聦绎L(fēng)不鮮，一個很重要的原因就缺乏必要的商品知識，對所購買的商品不了解，結(jié)果不化險為夷損害了酒店客人的利益，而且使企業(yè)本身蒙受不應(yīng)有的，甚至是巨大的損失，防止這種情況發(fā)生的辦法之一就是要求采購員必須掌握必要的商品知識----至少是他所分管的范圍的商品知識，包括商品的特性，產(chǎn)地，規(guī)格、用途、質(zhì)量、價格、供應(yīng)商狀況等，此外，要搞好物品采購工作，還必須掌握物品采購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是掌握好采購的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各類物品的特性和分類方法，善于與客商洽談業(yè)務(wù)，商定供貨條款，了解采購國外不同物品的采購程序，熟練輸采購手續(xù)等。對一個采購員來說，采購什么，到什么地方采購，什么時候采購怎樣采購等，應(yīng)做到胸有成竹，這樣才有可能進(jìn)行一次成功的不必要的損失和成本的增加?！　∷?、了解市場行情，控制采購成本。　　了解市場行情，要隨物品特點(diǎn)而定，對時令物品，因供求情況和價格變化快，應(yīng)隨時了掌握其變化，對季節(jié)性強(qiáng)的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產(chǎn)周期，掌握采購最佳時期，對大批量的日用品，要進(jìn)行專題調(diào)查，根據(jù)采購的質(zhì)、量、時間要求進(jìn)行選擇，如從外地進(jìn)貨還要了解運(yùn)輸?shù)那闆r和運(yùn)輸費(fèi)用的高低?？晒┎少徫锲返氖袌鍪菑V闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選擇如果采購員缺乏了解市場，懂得市場行情的能，在數(shù)以千計的生產(chǎn)同一貨品的供貨單位面前就會暈頭轉(zhuǎn)向了，導(dǎo)致采購失敗，市場上需要了解的內(nèi)容有：貨物來自什么渠道?可從哪些供貨單位采購到哪些物品?各個供貨單位提供物品的質(zhì)量牌號，價格如何等等。同時還必要了解市場的其他一些因素，如市場物品流通渠道，產(chǎn)品供應(yīng)的季節(jié)性，價格波動，商業(yè)經(jīng)營氣候等影響市場供應(yīng)變動的原因。要了解市場行情，就要進(jìn)行調(diào)查分析，根據(jù)酒店來一些同等的做法，這種調(diào)查分析可概括為“二個三”，第一個“三是貨比三家不吃虧。即采購時應(yīng)盡可能多找?guī)准伊诵星椋貏e是多數(shù)物品采用市場調(diào)節(jié)方式銷售，由各售貨單位自行作價，對此要特別注意比價;”第二個“三是三個層次，即使用部門經(jīng)辦人員，采購部人員，成本控制部人員，都要做調(diào)查工作，然后，集中將情況分析，這樣就有可能避免采購的盲目性和被“斬”情況的發(fā)生，即能確保采購質(zhì)量，也呆防止鞭些采購人員營私舞弊，中飽私囊，從而有效地控制采購成本。　　五、控制食品的采購價格?！　〕晒Φ牟少徆ぷ髌淠繕?biāo)之一是獲得理想的采購價格。入口的價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀況，餐飲的需求程度，采購的數(shù)量，食品本身的質(zhì)量，供應(yīng)的貨源渠道和經(jīng)營成本，單位支配市場程度，其他供應(yīng)者對其影響等，面對這樣的價格因素與餐飲經(jīng)營的要求，對采購價格實行控制是必要的，實踐證明，以下幾條價格措施是行之有效的?！　?、規(guī)定采購價格-----通過詳細(xì)的市場價格調(diào)查后，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價，采購員必須在限價以內(nèi)進(jìn)行采購，不得超過，限價商品的品種一般是指每日采購的新鮮蔬果肉類　　2、規(guī)定購貨渠道和供應(yīng)單位----采購部門只能那些指定的供貨單位購貨，或者只許購置來自規(guī)定渠道的食品，如香煙，洋酒等。　　3、控制大宗和貴重食品的購貨權(quán)-----貴重食品和大宗食品其價格是影響餐飲成本的主體。因此，由餐飲部門提供使用情況的報告，采購部門增加購貨量和改變購貨規(guī)格可根據(jù)需求情況，大批量采購，以便降低單價，這也是控制采購價格的一種策略，另外當(dāng)某些食品的包裝規(guī)格有大有小時，購買酒店的適用規(guī)格，也呆降低單位價格?！　?、向生產(chǎn)單位直接采購-----對采購批量大的物品，應(yīng)盡呆能向生產(chǎn)單位直接采購，并要求經(jīng)批理優(yōu)惠價格供應(yīng)?！　?、根據(jù)市場行情適時采購-----當(dāng)某些食品在市場上供過于求，價格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質(zhì)量并可作儲存的可趁此機(jī)會購進(jìn)，以備價格回升時使用。當(dāng)應(yīng)時食品上市，預(yù)計價格可能下跌，采購量應(yīng)盡呆能地減少，只在適應(yīng)需要即可，等到價格穩(wěn)定時再行添購?！　×?、學(xué)會對購進(jìn)貨品價格的整體控制。　　采購經(jīng)理每天要對很多的“采購申請單”、“計貨單”、支票申領(lǐng)單、中，西廚每日訂貨單“簽字”但他每天都要面對同一個課題，壓低進(jìn)貨價格降低成本。廚房每日用的鮮活海水產(chǎn)品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天進(jìn)，日日買，每種不過幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料制品，印刷品，一份計貨單批下來，常常過千元，上萬元，特別是工程裝修，維修，甚至超過幾十萬元。理論上講，對于每筆支出，無論巨細(xì)，大小，都要嚴(yán)格控制，所謂點(diǎn)滴節(jié)約，但實際上誰也不可能完全做到保證采購部日常購買的所有商品，其質(zhì)量是全城最好的，其價格又是全市最平的，舉例說明一般大路菜的單價，東西南北各個農(nóng)貿(mào)市場價格相關(guān)一毛幾分，如果一定要求采購員和每期進(jìn)貨都“最好”，“最平”反而會使他們整日處于緊張忙亂之中，在當(dāng)今社會節(jié)奏日益加

　采購流程：采購申請→采購審批→物品購買→物品審核→入庫登記→出庫登記→保管維護(hù)　　1、采購申請（制表），由各崗位員工根據(jù)實際情況及需要，并在分清主次的情況下提出書面采購申請書，并將書面申請書交給上級主管部門審核。　　2、采購審批（制表），上級主管部門在接到采購申請書時，必須根據(jù)本店實際情況，秉承務(wù)實的原則方可審批，避免浪費(fèi)。審核權(quán)限為：50元以下領(lǐng)班即可審批，100元以下部門經(jīng)理即可審批，1000元以下報總經(jīng)理審批。每日菜品采購由后廚經(jīng)理審批簽字。　　3、物品購買，采購員必須認(rèn)真考擦市場，不得圖方便或者走關(guān)系購買物品，更不能吃回扣。在選擇物品時應(yīng)秉承物美價廉的原則。　　4、物品審核，由采購申請者和庫房管理員共同審核簽字驗收，必須有二人共同簽字的收據(jù)方可報銷，采購申請者主要驗收質(zhì)量，庫房管理員驗收數(shù)量。簽字格式為：質(zhì)量符合，采購申請者姓名。數(shù)量符合，庫房管理員姓名?！　?、入庫登記（制表），對于非一天用品必須登記造冊，如實填寫入庫單，入庫單必須由采購員與庫房管理員共同簽字，方可入庫。簽字格式為；數(shù)量符合，簽字人姓名。入庫產(chǎn)品庫房管理員必須妥善保管，對于即將過期的食品應(yīng)及時上報處理。對于非食品類必須按產(chǎn)品說明歸類擺放?！　?、出庫登記（制表），出庫物品時必須登記造冊，出庫單上必須由，庫房管理員與領(lǐng)物員共同簽字，并且寫清領(lǐng)物原因，如，工作需要，其他原因。出庫物品主要分兩大類，一類為可量化產(chǎn)品，一類為不可量化產(chǎn)品（操作難度大）。不可量化物品原則上要求領(lǐng)物員根據(jù)個人經(jīng)驗和當(dāng)日訂餐情況等綜合原因，確定領(lǐng)多少，領(lǐng)物時間為每日16：00前。　　7、物品保管（制表），對于出庫物品由領(lǐng)物員妥善保管，對于物料必須嚴(yán)格按照產(chǎn)品說明存放，嚴(yán)禁使用過期劣質(zhì)品。對于硬件等非食品類必須定期注意保養(yǎng)維護(hù)并檢查，嚴(yán)禁亂堆亂放，不按要求存放等行為。

采購業(yè)務(wù)為現(xiàn)購業(yè)務(wù)，且采購系統(tǒng)選項中未選中參數(shù)“訂單允許超額付款”，當(dāng)采購發(fā)票金額大于采購訂單金額時系統(tǒng)給出該提示。解決方案：1、確實要超額付款，采購系統(tǒng)選項修改參數(shù)，勾選“訂單允許超額付款”；2、不能超額付款，手工修改發(fā)票金額，與訂單一致即可。

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